Interkommunale samarbeid og arkiv

Kommunene utfører et bredt spekter av tjenester gjennom interkommunale samarbeid, og omfanget på landsbasis er betydelig. En undersøkelse fra 2013 avdekket at det fantes om lag 850 formelle interkommunale samarbeid. Arkivene som dannes som ledd i samarbeidenes virksomhet er nødvendige i den daglige driften av tjenestene og dokumenterer de samarbeidende kommunenes tjenesteyting overfor sine innbyggere.

Riksarkivaren publiserte en veileder for arkiv i interkommunale samarbeid i 2009. Det er flere grunner til at man igjen ser behovet for å fokusere på forvaltningen av arkiver i interkommunale samarbeid og utarbeide en ny veileder:

  • Kommunesammenslåingene som er vedtatt gjennomført i 2018 og 2020 vil endre kommunelandskapet, og dermed behovet for interkommunale samarbeid. De nye kommunene vil måtte ta stilling til hvilke tjenester de selv vil utføre og hvilke tjenester de ønsker å samarbeide om. Som følge av endringer i kommunestrukturen vil også mange av kommunene som ikke blir sammenslått, måtte finne nye samarbeidspartnere.
  • Arkivforskriften og de utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelsene i riksarkivarens forskrift er nylig revidert og de nye forskriftene trådte i kraft 1.1.2018. Revisjonen har bakgrunn i behovet for å tilpasse regelverket den pågående overgangen til digitale arkiver i offentlig forvaltning.      
  • I tillegg til endringer i kommunestrukturen og lovverket har man sett et behov for en mer praktisk rettet veileder som setter kommunene og de interkommunale samarbeidene i stand til å behandle arkivene på en forsvarlig og hensiktsmessig måte i tråd med gjeldende regelverk.

Målgruppe

Målgruppen for denne veilederen er rådmenn, tjenesteledere og arkivledere, som alle har viktige roller for å sikre en forsvarlig forvaltning av arkivene i interkommunale samarbeid. Veilederen skal kunne benyttes både ved opprettelse av nye samarbeid og ved behandlingen av arkiver fra alle de samarbeidene som allerede eksisterer.

Ulike samarbeidsformer

Tabellen nedenfor gir en oversikt over ulike typer samarbeid og hvorvidt de er pålagt å følge arkivlovens regler for offentlige arkiver. Om samarbeidet er et eget rettssubjekt, er det som hovedregel ikke pålagt å følge arkivloven, men vi anbefaler det.

Hjemmelsgrunnlag

Hensikten bak modellen

Eget retts-subjekt

Øverste organ

Må følge arkivloven kap. II Offentlige arkiv:

Koml. § 27 Interkommunalt og interfylkeskommunalt samarbeid

Drift av felles oppgaver.

Kan være

Styre

Ikke eget rettssubjekt:

JA

Hvis eget rettssubjekt:

NEI

Koml. § 28-1 b.

Administrativt vertskommune-samarbeid

Særlig tilpasset lovpålagte oppgaver, bl.a. offentlig myndighetsutøvelse. Kan delegeres myndighet til å treffe vedtak i saker som ikke er av prinsipiell betydning

Nei

Det opprettes ikke et eget styrende organ

JA

Koml. § 28-1c. Vertskommune-samarbeid med felles folkevalgt

Særlig tilpasset lovpålagte oppgaver, bl.a. offentlig myndighetsutøvelse. Kan delegeres myndighet til å treffe vedtak i alle typer saker

Nei

Felles folkevalgt nemd

JA

Lov om interkommunale selskap

Primært utviklet for samarbeidsområder av mer forretningsmessig preg.

Formålet med samarbeidet skal stå i selskapsavtalen, og er det rettslige grunnlaget for samarbeidet mellom kommunene

Ja

Representantskap og styre

NEI

Aksjeloven

Oppgaver av forretningsmessig art.

Selskapets virksomhet skal stå i vedtektene og inngå i aksjeselskapets stiftelsesdokument.

Ja

Generalforsamling og styre

NEI

Stiftelsesloven

En stiftelse er selveiende, med en formuesverdi selvstendig stilt til rådighet for et bestemt formål. 

Formål skal stå i vedtektene og i stiftelsesdokumentet.

Ja

Styre

NEI

 

 

Gå til eksempler på endringer og avvikling

Gå til veilederen

Comments are closed.