Faktabokser

Her finner du forklaring på ulike begreper vi bruker i veiledningen.

 

Hva er arkivansvar?
Arkivloven § 6 slår fast at offentlige organer plikter å ha arkiv. Arkivene skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid.
I dag skaper offentlige organer arkiv på nye og ulike plattformer; saksbehandlingssystemer, fagsystemer, registre med mer. Arkivansvaret innebærer en plikt til å sørge for at alt organet har av arkivmateriale blir håndtert på en slik måte at det blir sikret som informasjonskilde mens kommunen bruker arkivene og etter overføring til arkivdepot. Det innebærer også at de som skal utføre det daglige arkivarbeidet i virksomheten må få de nødvendige fullmakter til å gjennomføre dette i praksis. Kommunen må legge til rette for å ivareta arkivpliktene allerede i utforming og innkjøp av IKT-system som blir brukt til arkivpliktig informasjon. Det er ikke tilstrekkelig å anskaffe et sakarkivsystem og etablere en arkivtjeneste for at intensjonen i arkivloven § 6 skal være oppfylt.
tomrom
I kommuner og fylkeskommuner er arkivansvaret en del av ansvaret som er lagt til administrasjonssjefen etter kommuneloven § 23 eller kommuneråd og fylkesråd etter kommuneloven § 20. Den enkelte kommune og fylkeskommune kan fastsette hvilke institusjoner og enheter som skal ha egne arkiver. Det kommunale og fylkeskommunale arkivansvaret omfatter også arkiv som er overført til arkivdepot.
tomrom
Et offentlig organ har det overordnede arkivansvaret for offentlige utvalg som organet har nedsatt

 

 

Hva er et arkivfaglig konsekvensnotat og en politisk orienteringssak?
Det kan være lurt å gjøre administrativ og politisk ledelse i egen kommune oppmerksom på hva som vil være de arkivfaglige utfordringene knyttet til et samarbeid. Dette kan gjøres gjennom å utarbeide et arkivfaglig konsekvensnotat til administrativ ledelse og en orienteringssak til politisk ledelse. Hvis det er avklart hvilke kommuner som vil være aktuelle samarbeidspartnere, er dette noe arkivlederne i alle kommunene kan gå sammen om å forberede.
tomrom
Det viktigste med notatet og saksfremlegget er å synliggjøre at et samarbeid vil ha arkivfaglige konsekvenser og at det er mange oppgaver knyttet til arkiv som må gjennomføres i oppstarten av samarbeidet.
tomrom
Det kan være aktuelt å trekke frem følgende momenter på et overordnet nivå i konsekvensnotatet og orienteringssaken:
tomrom
• Dokumentasjon som det nye samarbeidet trenger i sin fremtidige saksbehandling er arkivert i sakarkivsystem og fagsystemer i samarbeidskommunene. De arkivfaglige valgene som tas i oppstartsprosessen vil få konsekvenser for det nye samarbeidets tjenesteproduksjon og oppgaveløsning i lang tid fremover. Ikke minst er dette tilfelle dersom det nye samarbeidet ønsker å digitalisere tjenester og arbeidsprosesser.
tomrom
• Kommunale arkiver inneholder store mengder viktig rettighetsdokumentasjon og historisk dokumentasjon. Det er et kommunalt ansvar å gi partsinnsyn og å bistå ved innsyn til forskningsformål i avsluttede arkiver. Dette gjelder også arkivdokumenter som er produsert eller lagret i fagsystemer.
tomrom
• Dokumentasjon skapt i kommunen før samarbeidet er etablert, er kommunen fortsatt ansvarlig for. Arkivansvaret gjelder så lenge arkivene eksisterer. Å sørge for at kommunen har gode depotordninger for papirarkiver og digitale arkiver er et politisk og administrativt ansvar.
tomrom
Dersom du som arkivleder har skaffet deg oversikt over hva som er status i din kommune, er det en fordel å ta med noen av hovedfunnene i konsekvensnotatet og evt. i politisk orienteringssak. Aktuelle funn kan være at kommunen ikke har en fullgod depotordning, at det er mange bevaringsverdige papirarkiver som ikke er ordnet og deponert, at viktig rettighetsdokumentasjon eller dokumentasjon kommunen trenger i sin saksbehandling står i fare for å gå tapt fordi systemene er utdaterte osv. Det kan være lurt å peke på hvilke konsekvenser dette vil kunne få ved et eventuelt samarbeid, og redegjøre for hvilke forebyggende tiltak som kan gjennomføres. Det kan også være en god ide å trekke frem eksempler som viser at ressurser anvendt på arkiv og dokumentasjonsforvaltning har gitt gode resultater, dersom statusgjennomgangen avdekker det.

 

 

Hva er proveniensprinsippet?
tomrom
Proveniens betyr «herkomst, opphav, avstamning». Det benyttes innen mange fagområder, blant annet innen botanikk, arkeologi, kunsthistorie og arkivteori. Proveniensprinsippet som et begrep innen arkivfaget ble etablert på 1800-tallet. Kjernen i proveniensprinsippet er at hvert arkiv skal behandles som en avsluttet enhet, og ikke blandes med andre arkiv. Det er viktig å beholde og dokumentere konteksten (eller sammenhengen) som arkivdokumenter oppstår i. Dette bidrar til å bevare arkivdokumentenes verdi som rettsdokumenter og historiske kilder. Arkivets indre orden skal respekteres i hele arkivets livsløp, og ikke endres når arkivene avsluttes. For mer informasjon se omtalen av proveniens på Arkivverkets hjemmesider.
tomrom
Opprettholdelsen av den opprinnelige orden i arkivet er først og fremst viktig i forbindelse med gjenfinning og gjenbruk av materialet. Men proveniensprinsippet har også betydning for etableringen av arkiver i den nye kommunen. Arkivene gjenspeiler på mange måter den organisatoriske strukturen i en kommune. Det er derfor viktig med periodeskille ved overgangen til ny kommune. Dersom arkivene fra de gamle kommunene videreføres i ny kommune, vil den nye kommunen også arve feil og dårlige løsninger fra de gamle kommunene.. Et skarpt skille krever mye ressurser i overgangsfasen, men det viser seg erfaringsmessig at arkivtjenesten og kommunen for øvrig opplever langt færre utfordringer i etterkant.

 

 

Hva er en arkivplan?
tomrom
Offentlige organ skal til en hver tid i henhold til arkivforskriftens § 4 1. ledd ha en ajourført arkivplan som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal også vise hvilke instrukser, regler, planer mv. som gjelder for arkivarbeidet. Planen skal gjelde for alle arkiver i organet.
tomrom
I arkivforskriftens § 4 2. ledd pålegges den øverste ledelse i organet å påse at arkivarbeidet blir omfattet av internkontroll. Arkivplanen er et viktig redskap når kommunens og fylkeskommunen skal forvalte og utøve internkontroll med egen dokumentasjon. Den skal dokumentere organiseringen av arkivfunksjonen/arkivtjenesten, herunder hvor oppgaven med å koordinere det arkivfaglige arbeidet i kommunen/fylkeskommunen er plassert, og inneholde alle delegeringsfullmakter på arkivområdet.
tomrom
Arkivplanen bør inneholde rutiner for dokumentfangst (arkivering), journalføring og innsyn samt kvalitetssikring, oppbevaring og sikring av arkivene. Den bør også inkludere klassifikasjonssystemer (arkivnøkler) som kommunen/fylkeskommunen benytter.
Arkivplanen skal inneholde en samlet oversikt over virksomhetens arkiver, for eksempel i form av en systemoversikt som viser hvilke systemer som inneholder arkivdokumenter og hvilke prosesser arkivdokumentene inngår i. Arkivplanen bør også inneholde en bevarings- og kassasjonsplan med oppbevaringsfrister og rutiner for implementering (vedlikehold, uttrekk og sletting).
tomrom
I og med at kommunen og fylkeskommunen har ansvaret for egne arkiver i hele arkivets livsløp, bør arkivplanen også inneholde strategier for langtidsbevaring og tilgjengeliggjøring av bevaringsverdige arkiv, f.eks. beskrivelse av valgte depotordning og hvilke avtaler og rutiner som regulerer deponering, bruk og tilbakelån av arkivmateriale.
tomrom
Mange kommuner benytter verktøyet Arkivplan.no i arbeidet med arkivplan.

 

 

Hva er en bevarings- og kassasjonsplan?
tomrom
En bevarings- og kassasjonsplan (BK-Plan) er en oversikt som viser hvilke arkiv eller arkivmateriale som skal bevares og hva som kan eller skal kasseres og når det skal kasseres. Kassasjon innebærer at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon, blir tatt ut av arkivet og slettet/destruert på forsvarlig måte. Bevaring innebærer at arkivmateriale blir tatt vare på for ettertiden og bevart i et arkivdepot.
tomrom
Offentlige organ skal i henhold til arkivforskriften § 16 utarbeide kassasjonsregler for arkivmateriale som ikke reguleres av bestemmelsene om arkivbegrensning i § 14 eller bevaringspåbudene i § 15.
tomrom
Riksarkivaren har utarbeidet utfyllende regler om tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver jfr. Riksarkivarens forskrift kapitel 7 del III. Bestemmelsene angir hva som minimum må bevares for ettertiden av kommunens arkiver av historiske og forskningsmessige hensyn eller fordi de dokumenterer svært langvarige rettigheter. Fordi bestemmelsene er minimumsbestemmelser er kommunen pålagt å vurdere merbevaring, dvs. vurdere om mer materiale skal bevares enn det som er angitt i Riksarkivarens bestemmelser.
tomrom
Kommunen er også pålagt å fastsette kassasjonsfrister og nedfelle dem skriftlig. Kassasjonsfristene angir hvor lenge materiale som kommunen har vedtatt å kassere minimum skal oppbevares før det slettes eller destrueres.
For å implementere reglene i den enkelte kommune, anbefaler vi at kommunen utarbeider en bevarings- og kassasjonsplan som gir en oversikt over hva som skal overføres til depot og hva som kan slettes/destrueres i den enkelte kommune, samt tidspunkt for sletting/destruering. Bk-planen kan enten være et selvstendig dokument vedlagt arkivplanen eller en del av arkivplanen.

 

 

Arkiv etter organ som blir lagt ned eller får ny status
tomrom
Når man har fått oversikt over kommunens bevaringsverdige arkivmateriale, må man vurdere hvilke arkiver som skal overføres til depot og hvilke som skal overføres nytt samarbeid jfr. Arkivforskriften § 21. Arkiv som ikke lenger er aktive bør overføres til depot. Dette kan være avsluttede perioder i det emneordnede sakarkivet eller objektmapper for objekter som ikke lenger er aktuelle.
tomrom
Behovet for tilgang til eksisterende arkiver, kan møtes på ulike måter, og kommunene må gjøre en konkret vurdering av hva som er hensiktsmessig i det enkelte tilfelle ut fra forventet bruksfrekvens, ressurser og arkivenes omfang og struktur. Vurderingene vil være forskjellige for papirarkiver og elektroniske arkiver.
tomrom
tomrom
Papirarkiver
tomrom
Arkivforskriften § 21 fastsetter at arkiver fra organer som skal nedlegges, skal overføres til organet som tar over saksområdet. Ved overføring av arkiver skal det utarbeides en fullstendig arkivliste for arkivene som skal overføres. De overførte arkivene må holdes adskilt fra arkivene som blir dannet i den interkommunale tjenesten.
tomrom
Fordelen ved å overføre aktive saker er at sakens dokumenter holdes samlet hos det organet som til enhver tid har ansvaret for saksområdet. Dette er særlig relevant for eksempelvis klientmapper som er aktive over lange tidsrom. Her vil overføring av saker bidra til at det enkelt kan gis innsyn i samtlige saksdokumenter i en klientmappe, uavhengig av hvor og når dokumentene har blitt arkivert.
tomrom
Overføring av arkiver stiller strenge krav til grundig dokumentasjon i arkivplanen og at de overførte arkivene ikke blandes sammen med arkivene som skapes i den interkommunale tjenesten. Dette kan løses rent praktisk ved at de overførte arkivene stilles opp for seg i egne skap eller reoler, eller de kan legges i egne omslag i klientmappene.
tomrom
Samarbeidets tilgang til deponert arkivmaterialet i kommunene følger kommunenes bruksrutiner for arkiv.
tomrom
tomrom
Elektroniske arkiver
tomrom
Elektroniske arkiver skiller seg fra papirarkiver ved at de ikke krever stor fysisk lagringsplass og at de enkelt lar seg kopiere. Elektroniske arkiver som er dannet av en kommunal tjeneste som skal organiseres som et interkommunalt samarbeid, skal avsluttes i de samarbeidende kommunene. Bevaringsverdig arkivmateriale må sikres for framtida, fortrinnsvis ved at det tas uttrekk av informasjonen i systemene for deponering. Om et tjenesteområde som kun har et fåtall administrative saker i kommunens sak-/arkivsystem skal overføres til interkommunalt samarbeid, vil det ikke være nødvendig å periodisere systemet.
tomrom
Elektroniske arkiver fra de samarbeidende kommunene kan gjøres tilgjengelig for det interkommunale samarbeidet som overtar saksfeltet gjennom elektroniske kopier av informasjonen i systemene som skal avsluttes. Dette forutsetter at arkivmaterialet kan gjøres tilgjengelig rent teknisk, eksempelvis som en historisk database i samarbeidets arkivsystem. Bestemmelsene om at arkivmateriale fra de avsluttede tjenestene ikke må tas inn i den interkommunale tjenestens arkiver, gjelder også for elektroniske arkiver. Det kopierte arkivmateriale må utgjøre en egen del av arkivet som er sperret for oppdateringer og som er adskilt fra den aktive delen av arkivet hvor det interkommunale samarbeidets arkivdanning skjer.
tomrom
Før det tas ut en elektronisk kopi av arkiver som skal overføres er det viktig å gå tidlig i dialog med saksbehandlere vedrørende restansekontroll, kvalitetssikring og journalføring samt avslutning av saker.

 

 

Hva er et arkivdepot?
tomrom
Et arkivdepot er et samlingssted der eldre arkiv, som ikke lenger er i bruk for administrative formål, blir bevart og gjort tilgjengelig for bruk.
tomrom
Et kommunalt arkivdepot er et arkivdepot for kommunale og fylkeskommunale arkiv. Mange kommuner er medeiere i interkommunale arkivinstitusjoner som drifter kommunenes arkivdepot. I følge arkivforskriften § 1 2. ledd gjelder det kommunale og fylkeskommunale arkivansvaret også arkiv som er overført til arkivdepot.

 

 

Hva er digitalt depot?
tomrom
I et digitalt depot bevares og tilgjengelig gjøres bevaringsverdige digitale arkiver. Det finnes ingen klar definisjon i norsk lovverk som sier hva et digitalt depot er eller hvordan det skal organiseres, men OAIS-modellen gir et godt innblikk i hvilke oppgaver som et digitalt depot normalt har.
tomrom
Tjenestene et digitalt depot kan tilby sine brukere vil i stor grad være avhengig av kvaliteten på materialet som blir innlevert. Det er viktig at kommuner gjør en god og grundig jobb i forbindelse med avslutning og uttrekk av systemer som inneholder bevaringsverdige opplysninger. På samme måte som en depotinstitusjon for papirarkiv vil ha utfordringer knyttet til innsyn av uordnet materiale, vil også en depotinstitusjon for digitale arkiv få samme type utfordringer dersom materialet enten er mangelfullt eller ikke holder en god nok teknisk kvalitet.

 

 

Hva er arkivuttrekk?
tomrom
Et arkivuttrekk (også kalt bare uttrekk) betyr at vi henter ut bevaringsverdige informasjon fra et datasystem. Arkivuttrekket er uavhengig av det originale systemet. Et arkivuttrekk er bevaringsverdig slik det er, men vil bli justert for nødvendige tekniske endringer for å fortsatt kunne bruke informasjonen. Et arkivuttrekk er også grunnlaget for en visningsversjon. Derfor er det viktig å få med mest mulig opplysninger uttrekkets informasjon, det som heter metadata. Slik kan den opprinnelige konteksten til arkivinformasjonen bli forstått.
tomrom
Hovedformålet for et arkivuttrekk er altså å bevare informasjonen og sikre integritet og autentisitet, samt å være grunnlag for visningsversjoner.
tomrom
I Norge opererer vi hovedsakelig med to typer systemer, systemer som følger Noark-standarden, såkalte Noark systemer, og andre systemer som vi kaller fagsystemer. Arkivuttrekk tas fra begge typer systemer. For alle arkivuttrekk gjelder det at to uttrekk ikke nødvendigvis behøver å være like. Hva et uttrekk inneholder henger ene og alene sammen med hvilke bevaringsverdige opplysninger opprinnelig system produserer.

 

 

Hva er arkivuttrekk fra et Noark-system?
tomrom
Et Noark-uttrekk fra et veldig enkelt registreringssystem vil inneholde langt mindre opplysninger enn et Noark-uttrekk fra et spesialisert fagsystem. Noark uttrekk vil ikke nødvendigvis inneholde alle opplysninger i et system. Noark-standarden definerer altså ikke hvilke bevaringsverdige opplysninger uttrekket skal inneholde. Noark-standarden fordrer at arkivstrukturen for dokumentasjonen er definert i systemet før systemet tas i bruk.
tomrom
En arkivstruktur defineres ved å gjøre rede for struktur og innhold for materialet. Strukturen gjør rede for hvordan informasjonen er strukturert, om man skal ha mapper og registreringer samt hvordan disse henger sammen. Strukturen må gjenspeile de ulike nivåene arkivskaper har behov for i systemet. Er eksempelvis arkivdel nivå nødvendig, eller er dette et system som kun benyttes av en autonom enhet til et spesifikt område? Innholdet på den andre siden skal si noe om innholdet på hvert nivå i strukturen. Hvilke elementer inneholder en mappe eller en registrering?
tomrom
Det å definere en arkivstruktur for et Noark-5 system kan sees på som en bevaringsvurdering av innholdet i systemet. Det er denne arkivstrukturen som danner grunnlaget for innholdet i et uttrekk. I tilfeller hvor dette ikke har blitt gjort i forkant av driftsetting, må dette gjøres når systemet skal avsluttes og uttrekk skal tas.
tomrom
Det er likevel ikke slik at man står fritt frem til å velge alt dette selv. Noark 5-standarden presenterer et minimumskrav når det gjelder arkivstruktur. Både for den overordnede strukturen, men også for innholdet på hvert nivå eksisterer det et minimumsnivå. Dette minimumsnivået blir ofte omtalt som basis Noark 5 arkivstruktur. Disse basiselementene bygges ut etter behov. Noark 5-standarden presenterer også noen ferdige elementer, som eksempelvis saksmappe og møtemappe. En saksmappe benyttes i systemer som benytter journal og en møtemappe benyttes i systemer som inneholder politisk utvalgsbehandling.
tomrom
En del fagsystemer er også godkjente i henhold til Noark 5-standarden. Et eksempel er fagsystemer innenfor sosiale tjenester i en kommune. Disse inneholder ofte både journal samt en objektserie, eksempelvis sosial- eller barnevernsmappe. For disse mappetypene er det viktig å merke seg at Noark 5-standarden ikke klart definerer et sett med bevaringsverdige opplysninger som skal med i uttrekket. Her legger standarden istedenfor opp til at det gjennomføres en grundig bevaringsvurdering av prosessene fagsystemet inngår i, og at man selv med utgangspunkt i basismappen definerer et Noark 5-uttrekk som fanger opp samtlige bevaringsverdige opplysninger fra objektserien. Dersom man ikke gjennomfører denne bevaringsvurderingen og stiller krav til hvilke opplysninger uttrekket skal inneholde, vil man i de fleste tilfeller kun få ut såkalt basismappe og basisregistrering.
tomrom
Et av kravene for å få et system godkjent i henhold til Noark-standard er at det skal være mulig å lage uttrekk som følger standarden, altså et Noark-uttrekk. Dersom systemet er godkjent etter Noark-standard betyr det at leverandør har stadfestet at dette skal være mulig. Det er også verdt å merke seg at man bør skille mellom hvem som genererer uttrekket og hvem som tester det i etterkant.

 

 

Hva er et arkivuttrekk fra tabell?
tomrom
For tabelluttrekk eksisterer det i utgangspunktet ingen krav til struktur eller minimumsinnhold. Kommuner skal likevel før de tar i bruk et nytt fagsystem beregnet til å lagre elektroniske arkivdokumenter melde dette inn til Riksarkivaren, som kan kreve å få systemet forelagt til godkjenning (jf. Riksarkivarens forskrift § 3-1, 4. ledd).
tomrom
Arkivskaper definerer selv hva som skal inngå i arkivuttrekket med utgangspunkt i gjeldende bevarings- og kassasjonsbestemmelser og kommunens egne dokumentasjonsbehov, noe som gjør tabelluttrekk som metode for bevaring svært anvendbar. Se Hva er en bevarings- og kassasjonsplan? I følge Riksarkivarens forskrift kapittel 5 krever tabelluttrekkene på sin side langt mer dokumentasjon enn et Noark-5 uttrekk.
tomrom
På samme måte som for et Noark-5 uttrekk må også kommunen ved bruk av tabelluttrekk undersøke hvilke bevaringsverdige opplysninger systemet inneholder, og sørge for at disse hentes ut når man genererer et ordinært tabelluttrekk.
tomrom
For systemer som inneholder elektroniske saksdokumenter uten Noark-5 godkjenning vil tabelluttrekk være et fornuftig valg. Tabelluttrekk bør også vurderes for systemer hvor saksdokumentene allerede er skrevet ut på papir, men hvor man mistenker at systemet kan inneholde bevaringsverdige opplysninger som ikke er kommet med i utskriften. Det samme gjelder fagsystemer hvor Noark-uttrekket ikke inkluderer alle bevaringsverdige opplysninger.
tomrom
Som med Noark uttrekk bør også leverandør bistå kommuner med tabelluttrekk fra fagsystemer, enten ved at leverandøren gjennomfører jobben eller ved at jobben settes ut til en tredjepart. Til tross for at det ikke foreligger krav om uttrekksfunksjonalitet for fagsystemer uten Noark godkjenning, foreligger det likevel krav om at det skal være mulig å genere uttrekk fra systemer dersom saksdokumenter har blitt ført elektronisk i systemet jfr. Riksarkivarens forskrift § 3-3, 4. ledd. Som ved Noark-uttrekk er det viktig at man skiller mellom hvem som genererer uttrekket og hvem som tester det i etterkant.

 

Gå til veilederen

Comments are closed.