Veileder

Fase I – Etableringsfase 

Oppstartsfasen er hektisk og det er mye som skal gjøres før det interkommunale samarbeidet kan starte sin virksomhet. Det viktigste for arkivleder er å sørge for at all informasjon vedrørende arkiv som er nødvendig for å etablere samarbeidet er tilgjengelig ved å Skaffe oversikt.

Det er viktig at rådmann i god tid informerer arkivleder og ansvarlig leder for fagområdet om plan for etablering av samarbeid. Det må opprettes god dialog mellom rådmenn, arkivledere, ansvarlige ledere og fagansvarlige for fagområdet i hver av kommunene som skal inn i samarbeidet. God dialog, informasjon og forankring i egen kommune og i kommunene som skal samarbeide er avgjørende for et godt resultat. Alle må vite hva det dreier seg om. Samarbeidet må forankres hos alle deltakerne og dypt i organisasjonene. Vi har utarbeidet Gode råd til rådmann, leder for fagområdet og arkivleder.

Fase I bør også brukes til å skape forståelse for de arkivfaglige utfordringene knyttet til interkommunale samarbeid overfor politisk og administrativ ledelse i kommunen. Erfaringene fra tidligere og pågående samarbeid viser at det er mange tunge oppgaver knyttet til arkiv og dokumentasjonsforvaltning som skal gjennomføres i et forholdsvis kort tidsrom. Ressurser må sikres for å kunne håndtere eksisterende arkiver fra samarbeidende kommuner og etablere nye arkiver i samarbeidet.

Vi har også laget en oversikt over Konkrete tiltak som bør gjøres før vedtak foreligger.

 

Fase II – Driftsfase 

Hovedoppgaven i fase I var naturlig nok å få på plass arkivfunksjon og arkiver i det nye samarbeidet. Rutiner for arkivarbeidet, arkivplan og bevarings- og kassasjonsplan skulle også utarbeides. I tillegg skulle eksisterende arkiver i de tidligere virksomhetene avsluttes og enten avleres eller overføres til det interkommunale samarbeidet.

Nå er det på tide å se på Hva som bør gjøres i den nye arkivorganisasjon.

Etter en tids drift bør man gå tilbake og se på Hvordan arkivfunksjonen i det nye samarbeidet fungerer.

Det må utarbeides langsiktige planer og strategier for arkivarbeidet i den Videre drift av arkiv og dokumentasjonsforvaltning. Arkivplan og rutiner må kvalitetssikre og oppdateres fortløpende.

 

Fase III – Endringer i samarbeidet og avvikling 

I et interkommunalt samarbeid skapes det felles arkiver for flere kommuner og avvikling eller endring påvirker arkivene i større eller mindre grad.

Ifølge arkivforskriftens §21 skal arkiv fra offentlige organ som blir nedlagt og hvor saksområdet overføres til et annet offentlig organ, overføres dette organet. Dersom saksområdet ikke blir videreført og overtatt av et annet organ, skal kommunale arkiver overføres arkivdepot.

Om saksområdet til et offentlig organ blir overtatt av et organ eller en virksomhet som ikke er underlagt forskriftene om offentlige arkiv, kan arkivet bare overføres til den nye virksomheten etter samtykke fra Riksarkivaren.

Når et offentlig organ går over til å bli privat eller skifter mellom statlig, fylkeskommunal eller kommunal status, skal arkivet overføres til arkivdepot, om ikke Riksarkivaren fastsetter noe annet med hjemmel i arkivlovens § 10 andre og tredje ledd.

Når interkommunale samarbeid etableres er det viktig at avtaledokumentene gir tydelige føringer for hvordan arkivfunksjonen skal organiseres, herunder bestemmelser om hvordan arkivene skal behandles ved en eventuell avvikling av samarbeidet.

 

Avvikling:

Når et interkommunalt samarbeid skal avvikles må arkivtjenesten gjøre mange av de samme vurderingene og oppgavene som i etableringsfasen. Se i Fase I – Etableringsfase.

Eksempler på endringer underveis i samarbeidet

 

 

Comments are closed.