Fase I – Etableringsfase

Oppstartsfasen er hektisk og det er mye som skal gjøres før det interkommunale samarbeidet kan starte sin virksomhet. Det viktigste for arkivleder er å sørge for at all informasjon vedrørende arkiv som er nødvendig for å etablere samarbeidet er tilgjengelig ved å Skaffe oversikt.

Det er viktig at rådmann i god tid informerer arkivleder og ansvarlig leder for fagområdet om plan for etablering av samarbeid. Det må opprettes god dialog mellom rådmenn, arkivledere, ansvarlige ledere og fagansvarlige for fagområdet i hver av kommunene som skal inn i samarbeidet. God dialog, informasjon og forankring i egen kommune og i kommunene som skal samarbeide er avgjørende for et godt resultat. Alle må vite hva det dreier seg om. Samarbeidet må forankres hos alle deltakerne og dypt i organisasjonene. Vi har utarbeidet Gode råd til rådmann, leder for fagområdet og arkivleder.

Fase I bør også brukes til å skape forståelse for de arkivfaglige utfordringene knyttet til interkommunale samarbeid overfor politisk og administrativ ledelse i kommunen. Erfaringene fra tidligere og pågående samarbeid viser at det er mange tunge oppgaver knyttet til arkiv og dokumentasjonsforvaltning som skal gjennomføres i et forholdsvis kort tidsrom. Ressurser må sikres for å kunne håndtere eksisterende arkiver fra samarbeidende kommuner og etablere nye arkiver i samarbeidet.

Vi har også laget en oversikt over Konkrete tiltak som bør gjøres før vedtak foreligger.

 

 

Gå til eksempler på endringer og avvikling

Gå til veilederen

Veilederen i PDF

Comments are closed.