Gode råd

Til rådmann og leder for fagområdet:

  • Sikre forankring og ressurser
  • Utarbeide en politisk orienteringssak, pek på konsekvenser og sørg for at det politiske miljøet er informert. Om mulig – lag likelydende sak for alle kommunene som planlegger samarbeid.
  • Informer arkivleder og ansatte på samarbeidsområdet om plan for etablering av samarbeid
  • Sørge for at arkivleder gis tilstrekkelig myndighet til å ivareta det arkivfaglige ansvaret.
  • Påse at de arkivfaglige utfordringene og arkivansvaret for samarbeidet blir avklart i stiftelsesdokumentet.
    • Omfattes samarbeidet av reglene om offentlig arkiv i arkivloven og/eller av offentlighetsloven.
    • Plasser arkivansvaret jamfør. arkivforskriften §1 og deleger nødvendig myndighet for de ansvarlige.
    • Avklare hva som skal skje med eldre og avslutta arkiv jfr. arkivforskriften §18 om arkivdepot og avleveringsplikt, både før etableringen, under driften og ved en eventuell avvikling.
  • Forankre planer for samarbeid hos egen enhet og beregne behovet for ressurser til å behandle eksisterende arkiver og etablere nye.

 

Til arkivleder:

  • Ta initiativ selv – ikke vent!
    Arkivleder er kanskje ikke den første som får vite om planer for interkommunale samarbeid, men det er viktig å ta initiativ selv når du får kjennskap til slike planer.
  • Utarbeid et arkivfaglig konsekvensnotat til kommunens rådmann og din nærmeste leder.
  • Bistå rådmann slik at de arkivfaglige utfordringene og arkivansvaret for samarbeidet blir tatt med i stiftelsesdokumentet.
  • Vær i dialog med IKT i kommunen
  • Kontakt arkivlederne i de øvrige kommunene som planlegger samarbeid og bli kjent.
  • Undersøk hvilke personer som kan bidra i prosessen.
  • Forsøk å få til lik forankring og tilnærming til arkiv i alle kommunene som skal samarbeide.

faktaboks-ikonHva er arkivansvar?

faktaboks-ikonHva er et arkivfaglig konsekvensnotat og en politisk orienteringssak

 

Gå til fase I

Comments are closed.