Konkrete tiltak

Det er mye praktisk arbeid som må gjøres ved etableringen av et interkommunalt samarbeid. Forberedelsene bør starte så tidlig som mulig slik at arkivfunksjonen er operativ når samarbeidet trer i kraft. Er kommunen medeier i en kommunal arkivinstitusjon (IKA, byarkiv, fylkesarkiv), anbefales det å ta kontakt for videre veiledning.

 

Vi har laget en oversikt over konkrete tiltak som bør gjennomføres før samarbeidet trer i kraft:

  1. Etablere arkivorganisasjon
  2. Etablere journalsystem og arkiv
  3. Skaffe oversikt over arkivmaterialet etter virksomhet som skal avvikles
  4. Utarbeide rutiner
  5. Oppdatere arkivplan
  6. Utarbeide eller oppdatere bevaring- og kassasjonsplan
  7. Ordne avsluttede papirarkiver
  8. Planlegge uttrekk av avsluttede systemer

 

Etablere arkivorganisasjon

I etableringsfasen er det viktig å få på plass en hensiktsmessig arkivfunksjon for det nye interkommunale samarbeidet. Samarbeid med arkivpersonale i deltakende kommuner er viktig. Arkivleder må undersøke hvilke forutsetninger som er lagt for arkivorganisering og drift i stiftelsesdokumentene. Det er særlig viktig å finne ut av hvor arkivansvaret er plassert og om samarbeidet kommer inn under reglene om offentlig arkiv i arkivloven og/eller inn under offentlighetsloven. Det må avklares hvilke ressurser som trengs for å etablere en arkivfunksjon, hvilken kompetanse finnes og hvilke behov en vil ha i fremtiden.

Det er spesielt viktig å bestemme hvor postmottak skal være og hvem som skal håndtere det. Post til virksomheter i dag kommer på mange forskjellige plattformer; papirbrev, e-post, digital post via Altinn/KS Fiks, sosiale medier m.fl. Det må også avklares hvem skal journalføre dokumenter som kommer inn til eller opprettes av samarbeidet. De som skal registrere og arkivere må få nødvendige tilganger til postmottak og elektroniske system.

 

Etablere journalsystem og arkiv

Alle virksomheter som omfattes av reglene om offentlige arkiv har behov for et system for å registrere sine dokumenter. Kartlegg hvilke arkiver som vil dannes som ledd i samarbeidets virksomhet og om dere ønsker fullelektronisk arkiv eller papirarkiv. I et Noark-system bør dokumentene arkiveres elektronisk. Skal samarbeidet benytte et fagsystem ikke er godkjent etter Noark-standarden, må arkiveringen av dokumenter løses gjennom en integrasjon med et Noark-system eller gjennom papirutskrifter. Uansett er det viktig å ta en veloverveid avgjørelse på hvilke systemer som skal tas i bruk. Ved implementering av systemer bør du gjøre deg kjent med mulighetene for konfigurasjon i systemene som skal brukes. Systemets oppsett og rutinene for arkivdanning avgjør hvilken informasjon som blir arkivert og hvilke uttrekk som kan overføres til depot senere.

 

Skaff oversikt over arkivmaterialet etter virksomhet som skal avvikles

Når en kommunal oppgave overføres til et interkommunalt samarbeid, vil den nye interkommunale tjenesten som regel ha behov for tilgang til deler av arkivmaterialet som har blitt til i de samarbeidende kommunene. Dette gjelder især saker som er aktive ved etableringen av samarbeidet. Dersom et offentlig organ blir lagt ned og saksområdet blir overtatt av et annet offentlig organ, skal arkivet ifølge arkivforskriften § 21 overføres nytt organ.

Dersom saksområdet til et offentlig organ blir overtatt av et organ eller en virksomhet som ikke er underlagt forskriftene om offentlig arkiv, kan arkivet bare overføres til den nye virksomheten etter samtykke fra Riksarkivaren.

Når et offentlig organ går over til å bli privat eller skifter mellom statlig, fylkeskommunal eller kommunal status, skal arkivet avleveres til arkivdepot, om ikke Riksarkivaren fastsetter noe annet med hjemmel i arkivlova § 10 andre og tredje ledd.

Om avsluttede arkiver overføres til det nye interkommunale samarbeidet, må man i tråd med proveniensprinsippet sørge for at de overførte arkivene ikke sammenblandes med arkivene som blir dannet i samarbeidet.

Ved avslutning av arkiver bør aktive arkiver prioriteres fremfor eldre bortsatte. Det økonomiske ansvaret for avslutning av arkiver fra samarbeidende kommuner påligger kommunen som har dannet arkivene.

faktaboks-ikonArkiv etter organ som blir lagt ned eller får ny status

faktaboks-ikonHva er proveniensprinsippet?

 

Utarbeide rutiner

Etablering av interkommunale samarbeider er en unik mulighet for å gå gjennom arbeidsprosessene for fagområdet og se på dokumentasjonen som håndteres. Denne oppgaven må utføres i samarbeid med arkivleder og fagpersoner for å få en felles forståelse og gode praktiske rutiner iht. lovverket som gjelder. Sett deg godt inn i dokumentasjonsbehovene for samarbeidet og kravene til bevaringstid.

En slik gjennomgang munner ut i nye rutiner for det nye samarbeidet og disse må gjøres kjent i organisasjonen og legges inn i arkivplanen. Det er også viktig å huske på at både nye rutiner og bruken av nye systemer krever informasjon og opplæring til saksbehandlerne.

Noen rutiner som er viktig å avklare:

  • Håndtering av postmottak – Papirpost, epost, digital post m.fl.
  • Håndtering av skanning, journalføring, kvalitetskontroll og restansekontroll.
  • Registrerings og saksbehandlingsrutiner – Hva skal registreres hvor og hvordan.
  • Håndtering av innsyn i eldre og nytt arkivmateriale.
  • Håndtering av klagebehandling i samarbeidet.
  • Periodiske arkivrutiner

Denne listen er ikke uttømmende.

 

Oppdater arkivplan

Arkivplanen er et nyttig verktøy i planleggingen av arkivarbeidet, men er spesielt viktig i forbindelse med store organisasjonsendringer som etablering av interkommunale samarbeid. Samarbeidsavtalen og rutiner må ligge som vedlegg i arkivplanen og vise organisasjonsform, arkivansvar, arkivrutiner for samarbeidet og gi en oversikt over arkivmaterialet, herunder elektroniske system og papirarkiver. Samarbeidsavtalen må også inneholde beskrivelse av hva som skjer med arkivene ved eventuelle endringer i samarbeidet.

faktaboks-ikonHva er en arkivplan?

 

Utarbeid eller oppdater bevaring- og kassasjonsplan

Bevaring- og kassasjonsplanen (BK-plan) er et nyttig verktøy og angir hvilke papirarkiver som skal deponeres til depotinstitusjon og hvilke systemer det skal tas uttrekk av til depot. BK-planen angir tidspunkt for destruksjon og arkiver som skal kasseres. Kassasjon kan ikke gjennomføres uten at det er gjennomført en bevaring- og kassasjonsvurdering og satt en kassasjonsfrist. Kassasjonsfristen skal nedfelles skriftlig, gjerne i en BK-plan som kan være en del av eller et vedlegg til arkivplanen.
Om det er nedfelt og implementert kassasjonsfrister skal kassasjon faktisk gjennomføres iht. plan.

faktaboks-ikonHva er en bevarings- og kassasjonsplan?

 

Ordne avsluttede papirarkiver

Klargjøring av papirarkiver for å overføre til arkivdepot kan være en ressurskrevende prosess. De detaljerte bestemmelsene om ordning og listeføring er å finne i arkivforskriften § 20, Riksarkivarens forskrift § 4-3 og kapitel 6. Det er derfor smart å starte opp planleggingen av dette arbeidet allerede nå, slik at både tid og ressurser kan settes av i god tid. I hovedsak dreier det seg om å skaffe seg oversikt og samle sammen arkivmateriale.

Dersom kommunen er medeier i en kommunal arkivinstitusjon (IKA, kommunearkiv, fylkesarkiv), kan du ta kontakt med denne for nærmere praktisk veiledning. De fleste kommunale arkivinstitusjoner har utarbeidet egne veiledninger for overføring av arkiv til depot.

For mer praktisk informasjon om selve ordningsjobben, se veileder for arkiv i kommunereformen:
Papirarkiver – den praktiske ordningsjobben

faktaboks-ikonHva er et arkivdepot?

 

Planlegg uttrekk av avsluttede systemer

Det skal tas uttrekk av bevaringsverdig dokumentasjon i digitale systemer for langtidslagring. Dersom det ikke gjøres en aktiv handling for å ta vare på digitalt skapt materiale, vil dette materialet gå tapt. Den teknologiske utviklingen gjør at systemene går ut på dato, og vil i verste fall etter hvert «slette seg selv». Det er også svært kostbart å opprettholde lisenser for systemer som ikke lenger er i bruk.

Før de elektroniske arkivene avsluttes er det viktig å gå i dialog med saksbehandlere vedrørende restansekontroll, kvalitetssikring av registrering og arkivering samt avslutning av saker i systemene.

faktaboks-ikonHva er arkivuttrekk?

faktaboks-ikonHva er arkivuttrekk fra et Noark-system?

faktaboks-ikonHva er digitalt depot?

For mer informasjon om avslutning av systemer se Avslutte eksisterende arkiver i veilederen for kommunereformen. For mer informasjon vedrørende bevaring- og kassasjonsvurdering av digitale arkiv se veilederen for bevaring- og kassasjonsbestemmelser for kommuner og fylkeskommuner. Se også Arkivverkets nettsider (lenke til arkivverkets nettsider) for generell informasjon om digitale arkiver.

For ytterligere veiledning innenfor temaene i oppstartsfasen, er det god veiledning å hente i «Kommunereform – veileder i dokumentasjonsforvaltning og arkiv».

Vi har også samlet Ekstern informasjon / Nyttige lenker til ytterligere veiledninger som omhandler temaet.

 

Gå til fase I

Comments are closed.