Hvordan fungerer arkivfunksjonen i det nye samarbeidet

Etter oppstarten av det nye interkommunale samarbeidet, er det viktig å evaluere det arkivfagligearbeidet som ble gjort i fase I. Blant annet må det vurderes om det er oppgaver som gjenstår, eller om det er områder som er oversett eller eventuelt kan forbedres. For eksempel må arkivplan og bevarings- og kassasjonsplan oppdateres.

Nedenfor er det listet opp noen momenter som kan være med i en slik evaluering. Listen er på ingen måte uttømmende.

  • Er det overordnede retningslinjer eller rutiner på enkelte tjenesteområder som mangler eller ikke fungerer?
  • Har saksbehandlerne på tjenesteområdet tilgang til den dokumentasjonen fra de tidligere virksomhetene som de trenger for å fortsette saksbehandlingen i det nye samarbeidet?
    • Bruker arkivtjenesten mye tid på å finne frem gamle saker?
  • Hvordan fungerer rutinene for innsyn?
    • Får personer og bedrifter raskt og enkelt tilgang til rettighetsdokumentasjon?
  • Hvordan fungerer rutinene for dokumentfangst og journalføring?
    • Blir dokumenter fra prosjektrom, lederplattformer, e-postregistre og filområder som ikke kan arkivbegrenses, arkivert?
    • Medfører arkivering og journalføring mye manuelt arbeid for arkivtjenesten eller saksbehandlere?
    • Hva med versjonshåndtering av dokumenter under utarbeidelse?
  • Hvordan fungerer rutinene for arkivbegrensning og kassasjon i det nye samarbeidet?
  • Har samarbeidets arkivfunksjon riktig organisering, bemanning og kompetanse?
  • Fungerer samarbeidet med andre enheter og fagmiljøer i kommunene med hensyn til dokumentfangst, anskaffelse av nye systemer m.m.?
  • Hvilke forventninger har saksbehandlere og ledelsen til arkivet – og blir de innfridd?
  • Blir arkivtjenesten tatt med på råd og hørt når samarbeidets tjenester skal digitaliseres og nye digitale løsninger skal anskaffes?
  • Er det utfordringer knyttet til tekniske løsninger eller kompetanse?
  • Er det noen spesielle problemområder som det må tas tak i?

 

Gå til fase II

Comments are closed.