Fase III – Endringer i samarbeidet og avvikling

I et interkommunalt samarbeid skapes det felles arkiver for flere kommuner og avvikling eller endring påvirker arkivene i større eller mindre grad.

Ifølge arkivforskriftens §21 skal arkiv fra offentlige organ som blir nedlagt og hvor saksområdet overføres til et annet offentlig organ, overføres dette organet. Dersom saksområdet ikke blir videreført og overtatt av et annet organ, skal kommunale arkiver overføres arkivdepot.

Om saksområdet til et offentlig organ blir overtatt av et organ eller en virksomhet som ikke er underlagt forskriftene om offentlige arkiv, kan arkivet bare overføres til den nye virksomheten etter samtykke fra Riksarkivaren. Se faktaboks.

faktaboks-ikonArkiv etter organ som blir lagt ned eller får ny status

Når et offentlig organ går over til å bli privat eller skifter mellom statlig, fylkeskommunal eller kommunal status, skal arkivet avleveres til arkivdepot, om ikke Riksarkivaren fastsetter noe annet med hjemmel i arkivlovens § 10 andre og tredje ledd.

Når interkommunale samarbeid etableres er det viktig at avtaledokumentene gir tydelige føringer for hvordan arkivfunksjonen skal organiseres, herunder bestemmelser om hvordan arkivene skal behandles ved en eventuell avvikling av samarbeidet.

Når et interkommunalt samarbeid skal avvikles må arkivtjenesten gjøre mange av de samme vurderingene og oppgavene som i etableringsfasen. Se i Fase I – Etableringsfase.

 

Gå til eksempler på endringer og avvikling

Gå til veilederen

Veilederen i PDF

Comments are closed.