Case 1

Case 1 – § 27 m/eget styre – To kommuner i samarbeidet slås sammen til en ny kommune og antall deltagere i samarbeidet reduseres.

Kommunene Fjell, Vik, Nes og Fjord samarbeider om PP-tjeneste. Tjenesten er etablert som et interkommunalt samarbeid med eget styre hjemlet i kommuneloven § 27. Det er nedfelt i vedtektene at samarbeidet ikke er et eget rettssubjekt. Den interkommunale PP-tjenesten er lokalisert i Fjord kommune som er den største av de fire.

Etter gjensidige vedtak i kommunestyrene og deretter i Stortinget, besluttes det at Fjord og Vik skal sammenslås til Fjordvik kommune. Alle de fire kommunene er godt fornøyde med den interkommunale PP-tjenesten, og til tross for sammenslåingen vurderes det som hensiktsmessig å videreføre samarbeidet.

 

Formalisering av arkivansvar

Ettersom to av kommunene i samarbeidet skal sammenslås, må vedtektene endres. Samarbeidets vedtekter omtaler ikke ansvar for virksomhetens arkiver eller hvordan arkivene skal behandles ved opprettelse og nedleggelse av samarbeidet. Siden tjenesten er lokalisert i rådhuset i Fjord kommune har arkivene i praksis blitt behandlet som en del av Fjord kommunes arkiver. I og med at det må gjennomføres et skarpt periodeskille i alle arkivene i Fjord kommune i forbindelse med sammenslåingen, beslutter PP-tjenesten og arkivtjenesten i Fjord kommune at PP-tjenestens arkiver også skal periodiseres. De eksisterende arkivene blir å betrakte som avsluttede arkiver som enten skal deponeres eller overføres til det organet som skal overta saksområdet.

De samarbeidende kommunene benytter kommunesammenslåingen og revideringen av samarbeidets vedtekter til å formalisere arkivansvaret. De skisserer nye vedtekter hvor Fjordvik får ansvar for samarbeidets arkiver, men også for arkivene som ble skapt i samarbeidet før kommunesammenslåingen. Det presiseres at arkivansvaret også medfører ansvar for arkivene som ikke lenger er i administrativ bruk og at disse skal overføres til Fjordviks arkivdepot. Vedtektene fastslår at i tilfelle en av kommunene velger å tre ut av samarbeidet, kan aktive saker overføres til den uttredende kommunens nye PP-tjeneste.

 

Avslutting av eksisterende arkiver og etablering av nye

Selv om to av de fire kommunene i samarbeidet skal sammenslås, skal PP-tjenesten yte de samme tjenestene ovenfor de samme innbyggerne også etter sammenslåingen. Arkivtjenesten i Fjord kommune og den interkommunale PP-tjenesten må i samråd finne en løsning som tar høyde for både behovet for orden i arkivene og hensynet til den løpende saksbehandlingen etter kommunesammenslåingen.

PP-tjenesten registrerer klientrettet dokumentasjon i eget fagsystem, men saksdokumentene arkiveres på papir i klientmapper. I og med at det uansett skal settes et skarpt periodeskille ved sammenslåingen, ønsker Fjord og Vik å benytte anledningen til å innføre elektronisk arkivering av saksdokumentene som registreres i fagsystemet.

Overgangen til elektronisk arkivering innebærer en grunnleggende endring i arkivdanningen. Fjord og Vik starter arbeidet med å anskaffe en Noark-godkjent løsning. Arkivtjenesten sørger for at det nye systemet og arkivrutinene, inkludert instrukser og retningslinjer påkrevd etter Riksarkivarens forskrift kapittel IX, blir dokumentert i nye Fjordvik kommunes arkivplan. Fjord kommune tar uttrekk av det gamle fagsystemet for deponering. Informasjonen gjøres samtidig tilgjengelig for PP-tjenesten som en historisk base tilknyttet det nye fagsystemet.

PP-tjenestens leder utfører noe saksbehandling i vertskommunens sak-/arkivsystem. I forbindelse med kommunesammenslåingen blir sak-/arkivsystemet periodisert skarpt, men den nye kommunen får tilgang til den avsluttede perioden som en historisk database.

I tiden fram mot sammenslåing arbeider Fjord kommune med å rydde i saker etter elever som er ferdig med grunnskolen. Sakene pakkes, det settes opp lister som viser hvilke saker som er arkivert i arkiveskene og arkivmaterialet overføres til Fjord kommunes depot. De sakene som skal følges opp også etter sammenslåingen, blir likeledes avsluttet ved overgang til ny kommune. Denne dokumentasjonen trenger saksbehandlerne tilgang til i arbeidet med elever som fortsatt er i grunnskolen, og disse mappene forblir hos PP-tjenesten så lenge det er i administrativt bruk, men de tilføres ikke nye dokumenter. De elevene som med aktive saker ved sammenslåingen, får nye saker i det elektroniske arkivsystemet.

 

Gå til fase III

Comments are closed.