Case 2

Case 2 – § 28-1 b vertskommunesamarbeid – En kommune trer ut av samarbeidet

Kommunene Vik, Fjell, Nes, Fjord og Sund har felles barneverntjeneste. Samarbeidet er organisert som et administrativt vertskommunesamarbeid etter kommuneloven § 28-1 b og Vik er vertskommune. I Sund kommune har man i lengre tid vært misfornøyde med tjenestene det interkommunale samarbeidet har ytt og kommunen velger til slutt å tre ut av samarbeidet.

I kraft av å være vertskommune har Vik ansvaret for samarbeidets arkiver. Arkivlederne i Vik og Sund kommune og leder for den interkommunale barneverntjenesten avtaler et møte for å se på hvordan arkivene skal håndteres når Sund går ut av samarbeidet. Det viser seg på møtet at samarbeidsavtalen ikke inneholder bestemmelser om arkivansvar og hvordan arkivene skal behandles om en av kommunen skulle trekke seg ut.

 

Skaffe oversikt

Vik kommune har en komplett og oppdatert arkivplan som gir oversikt over hvem som har ansvar for samarbeidets arkiver, organiseringen av arkivarbeidet, arkivenes struktur og rutiner for danning og sikring av arkivene. 

Arkivplanen viser at barneverntjenestens arkivdanning i hovedsak skjer i tilknytning til et fagsystem, men at saksdokumentene arkiveres på papir i mapper ordnet på objekt. Barneverntjenestens leder har i tillegg tilgang til kommunens fullelektroniske sak-/arkivsystem hvor administrative saker og saker som ikke er rettet mot klienter arkiveres.

 

Tilgjengeliggjøring av arkivmateriale i administrativ bruk for ny tjeneste

I møtet beslutter de to arkivlederne og tjenesteleder at mappene til barna bosatt i Sund som er tilknyttet barneverntjenesten når kommunen trer ut av samarbeidet, skal overføres til den nye barneverntjenesten i Sund kommune. I og med at klientmappene har et betydelig omfang, vurderer de det som upraktisk å ta kopier av alle dokumentene. Ettersom det er snakk om arkivmateriale som gjelder kommunens egne barn, anser man overføring av mappene som en mer naturlig løsning enn et utlån.

Selv om saksdokumentene arkiveres på papir, vurderer de det som nødvendig for den nye barneverntjenesten i Sund kommune å ha tilgang på relevant informasjon fra fagsystemet som ikke lar seg skrive ut. Etter å ha rådført seg med den interkommunale arkivinstitusjonen og leverandøren av fagsystemet, viser det seg at det ikke lar seg gjøre å sile ut opplysningene om barna fra Sund. Det besluttes derfor å ta kopi av all informasjon i systemet til den interkommunale tjenesten og gjøre den tilgjengelig gjennom en historisk base i fagsystemet som skal tas i bruk i Sund kommune.

Barneverntjenestens arkivering i sak-/arkivsystemet har et lite omfang. I møtet blir man enig om at Sund kommune skal få tilgang til aktuelle dokumenter i kopi på forespørsel etter som behovet melder seg.

 

Behandling av bortsettingsarkiver

I lokalene til den interkommunale tjenesten oppbevares det en mengde avsluttede klientmapper tilhørende barn fra Sund kommune. Denne dokumentasjonen er imidlertid ikke sentral for den daglige driften av barneverntjenesten. Disse mappene forblir derfor hos det interkommunale samarbeidet og skal med tiden overføres til Vik kommunes depot i tråd med samarbeidets rutiner.

 

Ivaretakelse av hensyn til arkivenes proveniens og effektiv saksbehandling

De involverte planlegger det videre arbeidet med å avslutte de aktive sakene som gjelder barn fra Sund kommune. Klientmappene skal ordnes og pakkes og det skal settes opp en liste over hvilket arkivmateriale som overføres til Sund kommune. I prosessen dokumenterer arkivlederne i Vik og Sund overføringen av arkivmaterialet og de øvrige grepene tatt ved kommunens utmelding i kommunenes arkivplaner.

Det daglige arkivarbeidet i den interkommunale barneverntjenesten blir i liten grad påvirket av at en av kommunene trekker seg ut av samarbeidet. I den nyopprettede barneverntjenesten i Sund kommune har de enkel tilgang til informasjonen fra det gamle fagsystemet og mappene til de barna tjenesten har ansvar for å følge opp. Nye dokumenter vedrørende barn i Sund kommune arkiveres i egen mappe. Barna som var tilknyttet tjenesten før Sund gikk ut av samarbeidet har derfor to mapper.

 

Gå til fase III

Comments are closed.