Case 3

Case 3 – IKS Interkommunalt selskap – To kommuner tiltrer samarbeidet

Kommunene Vik, Sund, Fjell og Nes samarbeider om felles brannvesen. Samarbeidet er organisert i FK-regionen brannvesen IKS. Brannordningen er et velfungerende samarbeid og har blant annet avtale med Storregionen 110-sentral IKS om varsling og alarmering. Kommunene Fjord og Vidde ønsker nå å tiltre i samarbeidet og har innledet samtaler med styret til FK-regionen brannvesen IKS. Representantskapet får forelagt henvendelsen og beslutter at FK-regionen brannvesen IKS kan utvides med kommunene Fjord og Vidde. Daglig leder og styret starter i samarbeid med alle eierkommunene arbeidet med å utarbeide ny selskapsavtale for det interkommunale samarbeidet.

 

Sørge for at dokumentasjonsforvaltning og arkiv innlemmes i ny selskapsavtale

Selv om FK-regionen brannvesen IKS er velorganisert og følger kravene Brann- og eksplosjonsvernloven stiller til dokumentasjon og rapportering, er særlig Vidde kommune bekymret for at gjeldene selskapsavtale ikke stiller krav til dokumentasjonsforvaltning og arkivering. Brann- og eksplosjonsvernlovens (jf. §§ 9-10) krav til dokumentasjon er nedfelt i fellesdokumentet Brannordning, men heller ikke her har FK-regionen brannvesen IKS tatt inn arkivansvar og arkivering.  For å være sikker på at branntjenesten følger beste praksis med både journalføring og arkivering, innarbeider Vidde kommune et tillegg i selskapsavtalen under samme paragraf som at Forvaltningsloven og Offentlighetsloven gjelder for IKS-et; Selskapet skal følge Arkivlovens kapittel II Offentlig forvaltning og underliggende forskrifter som omfatter kommunal sektor. 

Vidde kommune tar videre initiativ til at FK-regionen brannvesen IKS ved en eventuell oppløsning får avlevere arkivet til Storfylket interkommunale arkiv AS, som samtlige av kommunene har eierandel i. Siden FK-regionen brannvesen IKS er et privat rettssubjekt, inngår FK-regionen brannvesen IKS og Storfylket interkommunale arkiv AS en avtale for privatarkiv om jevnlige avleveringer fremover. Kostnadene dekkes av FK-regionen brannvesen IKS, noe som ved en eventuell oppløsning vil kreve undersøkelse av behov for avsetning til fremtidig bevaring. Ordningen tas også inn i den nye selskapsavtalen, som saksbehandles og vedtas av kommunestyrene i Vik, Sund, Fjell, Nes, Vidde og Fjord.

 

Skaffe oversikt og avslutte eksisterende arkiver

Det avholdes et møte mellom arkivlederne og tjenestenes ledere (brannsjefer) i Vidde kommune og Fjord kommune. Daglig leder og arkivansvarlig i FK-regionen brannvesen deltar også. Møtet avdekker blant annet at det ikke finnes en arkivplan for IKS-et og at de heller ikke har fullelektronisk saks- og arkivsystem. IKS-et bruker imidlertid samme fagsystem for administrasjon av brannvern som Vidde og Fjord kommune.

I møtet informerer arkivlederen i Vidde kommune om regelverket for arkiv etter organ som får ny status. Siden FK-regionen brannvesen er organisert som et IKS og som privat rettssubjekt ikke omfattes av forskriftene for offentlig arkiv vil de søke råd hos Riksarkivaren. De beslutter likevel å samarbeide om å foreta uttrekk av fagsystemet for brannvernadministrasjon og å klargjøre for deponering hos Storfylket interkommunale arkiv AS. I tillegg vil de lage tre historiske databaser til bruk i FK-regionen brannvesen.

 

Anskaffe og ta i bruk nytt saks- og arkivsystem

Nye FK-regionen brannvesen IKS holder et møte med daglig leder, arkivansvarlig og tjenesteleder tilstede. I en overgangsperiode har Vidde kommune stilt både arkivleder og IT-leder til rådighet, de deltar derfor også på møtet og bidrar med viktig kompetanse og gode råd på veien. For å oppfylle krav i henhold til Arkivlovens kapittel II Offentlige arkiv, besluttes det å anskaffe et Noark-godkjent saks- og arkivsystem. Arkivtjenesten utarbeider i samarbeid med Viddes IT-tjeneste en kravspesifikasjon for anskaffelse. Arkivtjenesten sørger også for at det nye systemet og arkivrutinene, inkludert instrukser og retningslinjer påkrevd etter Riksarkivarens forskrift kapittel III, blir dokumentert i FK-regionen brannvesens helt nye arkivplan. En arbeidsgruppe bestående av tjenesteledere og arkivleder utreder i tillegg om det er behov for anskaffelse av nye fagsystem og igangsetter prosess for anskaffelser. I prosessen tas det høyde for å utrede og spesifisere behov for arkivkjerne og Noark-godkjente løsninger. Nye fagsystemer tas inn i arkivplan.

 

Gå til fase III

Comments are closed.